Congele e identifique a base analisada
O primeiro passo é definir qual arquivo representa a posição patrimonial da data-base. A base deve conter códigos, descrições, classes, datas e valores de aquisição, depreciação, localizações e demais campos relevantes para o escopo. Versões paralelas sem controle tornam difícil reproduzir as análises.
Registre a origem, a data de extração, os filtros utilizados e o responsável pela geração. Se houver ajustes posteriores, preserve a versão anterior e documente a mudança.
Organize documentos e evidências por finalidade
- razão ou base analítica do ativo imobilizado;
- política de capitalização, vida útil, valor residual e baixas;
- notas fiscais, contratos, termos de aceite e documentos de propriedade;
- relatórios de inventário e conciliação físico-contábil;
- aprovações de transferências, baixas, incorporações e reclassificações;
- laudos e memórias de cálculo aplicáveis ao período.
Nem todo documento será necessário para todos os itens. A organização por classes, materialidade e risco facilita a seleção solicitada pela auditoria.
Apresente um mapa claro de pendências
Bens não localizados, itens sem identificação, obras em andamento antigas, duplicidades e ativos sem documentação não devem permanecer escondidos em planilhas informais. Consolide cada exceção com valor, responsável, providência, prazo e situação atual.
Uma pendência conhecida e acompanhada é diferente de uma inconsistência descoberta somente durante os testes. O mapa também ajuda a administração a priorizar decisões antes do fechamento.
Defina agenda, responsáveis e acesso
Indique quem responderá pelas áreas patrimonial, contábil, fiscal, engenharia, tecnologia e operação. Planeje acessos físicos, disponibilidade de responsáveis locais e forma de compartilhamento dos arquivos. Quando houver inventário ou inspeção, controle movimentações durante o corte.
Preparação não é produzir documentos às pressas. É permitir que cada informação seja localizada, explicada e vinculada à decisão que a originou.
A extensão dos procedimentos é definida pelo auditor independente. A preparação da Vega concentra-se em bases, controles e evidências do ativo imobilizado.
Conheça também a editoria Inventário & Auditoria e a metodologia da Vega para inventário patrimonial e preparação do ativo imobilizado para auditoria.
Este conteúdo é técnico e informativo. A regra aplicável depende da natureza da entidade, da finalidade, do contrato e do regulador. O texto não substitui decisões da administração, orientação contábil, parecer jurídico ou o julgamento independente do auditor.
Consultar critérios e fontes normativas