Inventário físico: o que existe e onde está
O inventário observa os bens no ambiente operacional. Registra identificação, descrição, localização, condição, responsável e outras características previstas no escopo. Seu resultado principal é uma base física estruturada, acompanhada das ocorrências encontradas em campo.
Mesmo um inventário bem executado não confirma sozinho se o registro contábil está correto. Para isso, é preciso relacionar o levantamento aos cadastros existentes.
Conciliação físico-contábil: o que corresponde e o que diverge
A conciliação compara a base física ao cadastro patrimonial ou contábil. Ela identifica itens conciliados, sobras físicas, registros não localizados, duplicidades e divergências de descrição, localização ou classificação.
O processo pode exigir saneamento, pesquisa documental, reagrupamentos e decisões da administração. Conciliação não significa forçar correspondências; significa demonstrar os critérios usados para aceitar ou rejeitar cada vínculo.
Auditoria: avaliação independente das informações
A auditoria define procedimentos de acordo com seus objetivos, riscos e materialidade. Pode utilizar inspeção, seleção de amostras, documentação e outras evidências para avaliar as informações apresentadas pela entidade.
A Vega não substitui a função do auditor independente. Sua atuação concentra-se na preparação da base, no inventário, na conciliação e na organização das evidências patrimoniais.
Como os três processos se integram
- o inventário confirma a realidade física;
- a conciliação relaciona essa realidade aos registros;
- o saneamento trata ou encaminha divergências;
- a administração aprova as decisões;
- a auditoria avalia informações e evidências com independência.
O inventário produz constatações. A conciliação produz relações e exceções. A auditoria realiza uma avaliação independente conforme seu próprio escopo.
Contratos e propostas devem especificar claramente quais dessas etapas estão incluídas para evitar que uma simples contagem seja apresentada como solução completa.
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Este conteúdo é técnico e informativo. A regra aplicável depende da natureza da entidade, da finalidade, do contrato e do regulador. O texto não substitui decisões da administração, orientação contábil, parecer jurídico ou o julgamento independente do auditor.
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