Quando contratar uma empresa especializada

Uma empresa de inventário patrimonial executa o levantamento físico e organiza as informações dos bens do ativo imobilizado. A contratação costuma ser necessária quando a base não representa mais a realidade, antes de auditorias, em reorganizações societárias ou operacionais, na implantação de novos controles ou quando existem várias unidades e grande volume de ativos.

O objetivo não é apenas contar bens. Um projeto completo precisa identificar o ativo, registrar sua localização e condição, produzir evidências, relacionar o resultado com os registros patrimoniais e apontar as divergências que exigem decisão.

Inventário patrimonial não é inventário de estoque

O inventário de estoque está relacionado principalmente a mercadorias, matérias-primas e produtos destinados à venda ou ao consumo operacional. Já o inventário patrimonial trata de máquinas, equipamentos, móveis, veículos, instalações, imóveis e outras classes do ativo imobilizado.

Essa diferença influencia a metodologia, os dados coletados, a identificação dos itens e a conciliação. Por isso, é importante verificar se o fornecedor possui experiência específica em ativo imobilizado, contabilidade patrimonial e preparação de evidências para auditoria.

Oito critérios para avaliar uma empresa de inventário patrimonial

  1. Experiência da equipe: confirme se os profissionais conhecem projetos compatíveis com o porte, o setor e a complexidade da sua operação.
  2. Planejamento: a proposta deve considerar unidades, volume de bens, acessos, segurança, cronograma e responsáveis locais.
  3. Metodologia de coleta: verifique quais informações serão registradas, como serão tratadas as exceções e quais controles de qualidade serão aplicados.
  4. Identificação patrimonial: avalie a capacidade de fornecer e aplicar placas, códigos de barras, QR Code ou RFID conforme o ambiente.
  5. Evidência fotográfica: as fotos devem permanecer relacionadas ao ativo correto e disponíveis para consulta e comprovação.
  6. Conciliação físico-contábil: o levantamento de campo precisa ser comparado à base patrimonial para identificar correspondências, sobras e perdas.
  7. Capacidade de atendimento: em operações distribuídas, confirme se a empresa consegue padronizar equipes e entregas em diferentes localidades.
  8. Documentação e suporte: entenda quais bases e relatórios serão entregues e como funcionarão os esclarecimentos posteriores.
O menor preço de contagem não representa necessariamente o menor custo do projeto. Retrabalho, dados incompletos e uma conciliação frágil podem transferir o problema para a equipe interna e para a auditoria.

Como comparar propostas de inventário patrimonial

Antes de comparar valores, confirme se as propostas consideram o mesmo volume, quantidade de unidades, classes de bens, informações de coleta, etiquetas, fotografias, conciliação, relatórios, despesas de deslocamento e prazo de suporte.

Também é importante definir responsabilidades: preparação da base, liberação de acessos, acompanhamento local, validação das divergências e aprovação dos resultados. Essas condições reduzem interpretações diferentes durante a execução.

Perguntas para fazer ao fornecedor

  • Quem será responsável pelo planejamento e pelo controle de qualidade?
  • Como os dados e as fotografias serão vinculados a cada bem?
  • Como serão tratadas as sobras físicas e os bens não localizados?
  • A entrega inclui conciliação físico-contábil ou apenas a contagem?
  • Quais arquivos, relatórios e evidências serão fornecidos?
  • Qual suporte estará disponível depois da conclusão?

A Vega atua com inventário patrimonial em São Paulo e em todo o Brasil, integrando levantamento físico, identificação, registro fotográfico, conciliação e uma base estruturada para controle e auditoria.